در وقت مراجعه متقاضی پرونده جهت پرداخت بهای دفترچه اسناد مالکیت به حسابداری ارجاع می شود.
متقاضی یا متقاضیان بهای دفترچه اسناد مالکیت را به حساب درآمد ثبت طبق فیش صادره از حسابداری نزد بانک ملی مربوطه واریز و نسخ لازم را به ثبت تسلیم می کنند. آنگاه پرونده همراه با دفاتر املاک مربوطه جهت امضای ثبت دفاتر املاک و اسناد مالکیت تحریرشده نزد مسئول مربوطه ارسال می شود و او بعد از بررسی اجمالی، آنها را امضا می کند. سپس پرونده جهت تسلیم اسناد به ورثه، به بایگانی ارسال می شود و در آنجا اسناد بعد از نخ کشی، پلمپ و ثبت در دفتر تسلیم سند در قبال اخذ رسید و پس از احراز هویت به ورثه تحویل شده و پرونده در ردیف مربوطه ضبط می شود.
در صورتی که تاریخ فوت مورث قبل از سال ۱۳۴۶ باشد، چنانچه وراث گواهی معتبر مبنی بر پرداخت سهم الارث زوجه متوفی را ارایه کنند، سند مالکیت بدون استثنای سهم الارث زوجه به نام کلیه ورثه با توجه به گواهی حصر وراثت یا توافق نامه رسمی مستند به حصر وراثت صادر می شود. در غیر این صورت با اقرار ورثه مبنی بر عدم توانایی پرداخت سهم الارث زوجه، نسبت به سهم زوجه سند صادر و تسلیم خواهد شد.